メールの分類に時間をかけない！Outlookで使うショートカット3選【Windows10/Outlook】

こんにちは、お～じぃです。

組織で働いていると全社員向けに発信された、タイトル見ただけで読むことにまったく価値のないと判断できるメールってありますよね？（笑）

それ以外にもCCに入れられたがために最後まで受信し続けるメールもあって、うんざりです。

それを早く片付けて本来のやるべき仕事に時間を割きましょう！というのが今回のテーマです。

受信したあなたの気持ち別に説明します。

ケース1 記憶から消してしまいたい

これは、タイトル、発信者からして読まなくても良いと判断できるメールのときに実行します。もちろん読んだ後で二度と読まないと判断した場合にも。

同じトピックで何度もメールが飛び交っていて、最後のメール受信後に途中経過をこれで処理するのも有効かもしれません。「ありがとうございました」の交換メールって本当に困りものです。（笑）

処置：削除

ショートカット：CTRL + D あるいはDeleteキー（deleteのDと覚えましょう！）

開封前にメールの一覧（右の受信メールが並んでいる箇所。カスタマイズできるのでユーザーによって配置が違います。）でカーソル置いた状態で実行可能。また、該当メールを開いている状態でも可能です。

これは、未読を減らすために使用します。未読の数を見てうんざりするときってありますよね。

未読を減らすためにわざわざ開封して閉じなおすなんてことをする必要がなくなりますよ！

読まなくても問題はないが、削除するまではいかないメールのとき（消さずに取っておくメールのとき）

処置：未読減らし（既読にする）

ショートカット：(メール一覧で)CTRL + Q（quickのQと覚えましょう！）

これは、メールを読んだけど既読にすると忘れてしまいそう、後で何かする必要があるときに、このようにする人がいらっしゃるのではないでしょうか。

処置：（既読になっているが）未読に戻す

ショートカット：CTRL + U　（unreadのU と覚えましょう！)　メール一覧で実行可能、該当メールを開いている状態でも有効です。

なお、Outlookのタスクに入れておいて備忘に使用する方法もありますが、ここでは触れません。）

以上の3つを押さえておくと、メールの処理が格段に変わりますよ！お試しください。

ここからはおまけです。

メールを受信して読んでもいないのに既読になってしまっていることはありませんか？

既読になることで重要なメールを見落としてしまい大事な案件を逃してしまう、なんてことも。

メールを読んでもいないのになぜか既読になってしまう怪奇現象への対処設定です。

これは閲覧ウィンドウ（メール本文が見える窓）に未読メールが表示させると起こる現象です。以下の設定で回避できます。

1. 「ファイル」メニューをクリックします。

2. アカウント情報の「オプション」をクリックします。

3. 「閲覧ウィンドウ」をクリックします。

4. 「閲覧ウィンドウでの表示が終わったら開封済みにする」のチェックを外してください。

これだけです！

メニューが深く見つけにくいですが、簡単だったと思います。大事なメールとそうでないものを分けて取り扱いましょう！